پس از آغاز بکار هیات مدیره دوره چهارم و در راستای شناخت نقاط ضعف سازمان و دریافت بازخورد مستقیم از عملکرد و نحوه ارایه خدمات کارکنان و واحدهای سازمان ، دستورالعمل رسیدگی به شکایات بر مبنای استاندارد ISO 10002  تدوین گردید و از آذر ماه 1397 صندوق رسیدگی به شکایات در طبقه همکف سازمان تعبیه گردید.

با توجه به اهتمام هیات مدیره سازمان در جهت ایجاد شفافیت ، تکریم مراجعان و اعضای سازمان و بهبود عملکرد ، پیگیری شکایات دریافتی با جدیت پیگیری شده و گامی  موثر در جهت تعامل و ارتباط موثر و سازنده با کلیه اعضا  و مراجعان می باشد. از این پس تلاش می گردد تا گزارش رسیدگی به شکایات بطور مستمر و در فواصل زمانی مناسب از طریق سایت سازمان و سایر شبکه های اجتماعی در اختیار عموم اعضا قرار گیرد.  

لذا ضمن قدردانی از کلیه کسانی که با مشارکت آگاهانه و مسوولانه در فرآیند رسیدگی به شکایات ، مدیران سازمان را در جهت شناسایی نقاط قابل بهبود و معضلات سازمان یاری می نمایند ، متذکر می گردد که ظهور و بروز این مشکلات ساختاری، به مرور زمان و در طی ادوار مختلف صورت پذیرفته است و برطرف نمودن ریشه ای این مشکلات ، فرآیندی تدریجی اما مستمر بوده و نیازمند صبر آگاهانه و تلاش جمعی کلیه ذینفعان سازمان می باشد.  

هیات مدیره سازمان وقوف کامل دارد که ارایه گزارش عملکرد ، تنها یکی از جنبه های ایجاد و ارتقای شفافیت سازمانی بوده و این رویه بتدریج تکمیل خواهد شد.

گزارش حاضر بر مبنای اطلاعات دریافتی از صندوق رسیدگی به شکایات از آذرماه 1397 لغایت تیرماه 1398 تدوین گردیده و نتایج تحلیلی آن ، در آینده نزدیک منتشر خواهد شد.

لازم به ذکر است که بر اساس الزامات استاندارد ISO 10002 ، پس از بررسی اولیه و طبقه بندی شکایات دریافتی ، بر اساس درجه اهمیت شکایات و موضوعات مختلف ، شکایتها در کمیته رسیدگی به شکایات با حضور رییس سازمان ، مطرح گردیده که تاکنون 3 جلسه کمیته رسیدگی به شکایات تشکیل گردیده و در خصوص رفع معضلات تدابیر لازم اتخاذ گردید.

برخی از مهمترین اقدامات اصلاحی سازمان که بر اساس اطلاعات و نتایج فرمهای رسیدگی به شکایات ، پایه ریزی گردیده است عبارتند از :

1)    تدوین دستورالعمل بکارگیری رییس کارگاه برای شرکتهای مجری ذیصلاح ( در آینده نزدیک اجرایی خواهد گردید)

2)    تدوین دستورالعمل بکارگیری مسوول ایمنی کارگاه ( در آینده نزدیک اجرایی خواهد گردید)

3)    سیستم کنترل مکانیزه تردد سازمان

4)    استقرار میز خدمت حضوری

5)    ایجاد سامانه " سانما " بمنظور توسعه خدمات غیرحضوری ( الکترونیکی )

6)    ارایه مستمر گزارش عملکرد واحدها و فرآیندهای سازمان در راستای ارتقای شفافیت ( برای اولین بار )

7)    اخطار کتبی به 3 نفر از مدیران و کارمندان سازمان

امید است در سایه مشارکت همه اعضای محترم ، این روند تا رفع کلیه نواقص و مشکلات سازمان ، استمرار داشته و نقد آگاهانه و منصفانه، فرهنگ غالب سازمان گردد.