اطلاعیه

راه اندازی سامانه نوبت دهی الکترونیکی کلیه خدمات سازمان

با توجه به اینکه امروزه ارایه خدمات سازمانها با استفاده از بستر اینترنت و بصورت غیرحضوری یکی از معیارهای رشد و بلوغ سازمانها محسوب می گردد ، محدودیتهای ناشی از شیوع ویروس کرونا ، فرصتی مغتنم برای تبدیل این تهدید به فرصت ایجاد نموده است. بمنظور استفاده بهینه از فرصت پیش آمده ، سازمان نظام مهندسی ساختمان البرز ، سعی نموده تا در سال جاری گامی بلند در جهت تحقق هدف متعالی " سازمان الکترونیکی " برداشته و خدمات غیرحضوری ( الکترونیکی ) را متناسب با شان و منزلت کارفرمایان و اعضای محترم سازمان ، با کیفیت مطلوب، ارایه نماید.

بدیهی است که در شرایط موجود ، اتخاذ و اجرای این رویکرد ، نمایانگر مسوولیت پذیری اجتماعی سازمان بوده و مزایای متعددی از جمله : افزایش شفافیت ، بهبود سلامت اداری ، ارتقای بهره وری و عملکرد کارکنان ، کاهش مراجعات غیرضروری ، صرفه جویی در زمان ذینفعان و ... را به دنبال خواهد داشت.

در همین راستا ، با توجه به بازخوردهای مثبت دریافتی از پیاده سازی آزمایشی سیستم نوبت دهی الکترونیکی در واحد عضویت سازمان و افزایش رضایتمندی اعضای محترم ، پس از بررسی و رفع برخی نواقص موجود ، تعمیم این سیستم نوبت دهی به کلیه واحدهای سازمان در دستور کار قرار گرفت.

بنابراین از روز یکشنبه 99/03/11 ارایه کلیه خدمات واحدها تنها در میزهای خدمت مستقر در طبقه همکف سازمان و با دریافت نوبت از طریق کارتابل الکترونیکی ، امکان پذیر خواهد بود. شایان ذکر است که از تاریخ فوق ، مراجعه و ورود کارفرمایان و اعضای محترم به واحدهای مختلف سازمان با اخذ نوبت ، مجاز بوده و محدودیتی نخواهد داشت. اما با توجه به ارایه کلیه خدمات در میز خدمت طبقه همکف و بمنظور حفظ حقوق مراجعانی که از قبل نوبت دریافت نموده اند، امکان ارایه خدمات به کارفرمایان و اعضایی که بدون دریافت نوبت الکترونیکی به واحدهای سازمان مراجعه می نمایند وجود نخواهد داشت.

با عنایت به مطالب بالا ، توجه کلیه کارفرمایان و اعضای محترم سازمان به نکات زیر ضروری است :

1 - با در نظر گرفتن این نکته که سیستم نوبت دهی الکترونیکی با این حجم و گستردگی فرآیندها و خدمات ، برای اولین بار در سطح سازمانهای نظام مهندسی استانها راه اندازی گردیده است ، لذا بروز خطاهای سیستمی ، نرم افزاری و یا انسانی ، اجتناب ناپذیر بوده و بنابراین از کلیه مراجعان محترم انتظار میرود تا ضمن حفظ آرامش و درک اهمیت موضوع ، نواقص و مشکلات احتمالی سیستم را از طریق ارسال تیکت به واحد انفورماتیک و یا طرح و برنامه اعلام فرمایند.

2 – از روز شنبه مورخ 99/03/10 سیستم نوبت دهی واحدهای سازمان در کارتابل الکترونیکی کلیه کارفرمایان و اعضای سازمان فعال گردیده و از روز یکشنبه مورخ 99/03/11 ارایه خدمات واحدهای سازمان ، در زمان مقرر و بر اساس نوبت الکترونیکی انجام می پذیرد.

3 – با توجه به محدودیت ساعات کاری و ظرفیت پذیرش، سیستم نوبت دهی الکترونیکی در هر روز بر اساس برآورد اولیه ، نوبت  دهی نموده اما در صورت وجود تقاضای مازاد بر ظرفیت کاربران ، قابلیت افزایش ظرفیت ارایه خدمات سازمان در اسرع وقت وجود دارد. لذا مراجعان محترم با برنامه ریزی دقیق ، ابتدا واحد مرتبط ارائه دهنده خدمات مورد نیاز خود را شناسایی نموده و سپس نسبت به دریافت نوبت الکترونیکی اقدام نمایند.

4 – با برنامه ریزی انجام گرفته ، تمام ظرفیت و ساعات کاری کارکنان سازمان ، از قبل مطابق برنامه زمان بندی ، به متقاضیان تخصیص داده شده است. لذا اکیدا توصیه میگردد از مراجعه حضوری به سازمان جهت دریافت خدمات جدا خودداری نمایید. عمل به این توصیه، مبین ایفای مسوولیت حرفه ای بوده و از تضییع حقوق مراجعانی که از قبل نوبت دریافت نموده اند، جلوگیری خواهد کرد.

بدیهی است که با توجه به حجم بالای امور و تنوع فرآیندها، اولویت ارائه خدمات به مراجعان با دارندگان نوبت الکترونیکی می باشد.

5 – لازم به یادآوری است که افزایش اطلاعات و آگاهی ذینفعان از قوانین ، فرآیندها  و دستورالعملهای سازمان ، مکمل ارائه خدمات غیرحضوری بوده و با علم به این موضوع ، استراتژی اطلاع رسانی سازمان با پیاده سازی رویکردهای متنوعی از قبیل : ارسال تیکت ، نمایش فلوچارت فرآیندها ، سوالات متداول ، راهنمای تصویری ارائه خدمات و ... به تدریج دچار تحول عظیمی گردیده که نتایج و تاثیرات مثبت آن ، به مرور برای کارفرمایان و اعضای سازمان ، ملموس خواهد شد.

6 – با توجه به دامنه وسیع ارایه خدمات سازمان ، پایش و اندازه گیری مستمر عملکرد و نتایج این سیستم بمنظور شناخت نواقص و خطاهای احتمالی ، ضروری بوده و این بازنگری توسط واحدهای مرتبط انجام گرفته و نتایج آن اطلاع رسانی خواهد گردید.

در خاتمه ضمن تاکید مجدد بر ضرورت ارایه بازخوردها ، انتقادات و پیشنهادات سازنده ، از طریق ارسال تیکت و یا سایر روشهای ارتباطی سازمان ، به اطلاع میرساند که توسعه و تکمیل خدمات غیرحضوری در اسرع وقت و با کیفیت مطلوب ، مهمترین اولویت سازمان در شرایط حاضر می باشد. لذا به کلیه کاربران محترم کارتابل الکترونیکی سانما توصیه میگردد ضمن مطالعه دقیق راهنمای آموزشی و اطلاعیه هایی که از این پس منتشر میگردند ، سازمان نظام مهندسی ساختمان البرز را در تحقق هدف ارزشمند سازمان تمام الکترونیکی همراهی نمایند.